Создаем новый шаблон в Word

admin    Уроки новичку     Word, Параметры

Что может быть проще. Давайте сначала определимся, а что это такое и зачем оно нам нужно? Пример. Вы секретарь (бухгалтер) и изо дня в день, каждый день Вы помогаете людям писать заявление. К примеру, на отпуск. Вам хочется, чтобы они были однотипны и без ошибок. Вашему шефу это понравится. Он хочет порядка. Естественно, копии всех заявлений (и не просто копии, а поименованные файлы) ложатся в общую базу. Форма заявления (и не только заявления, а здесь может быть все, что угодно, ведь как прекрасен принцип) может быть любой.

Как решить эту маленькую задачу? Один раз набираете шаблон (а точнее обычный документ) и сохраняете его как шаблон (это в расширении или типе файла). Делаете Файл — Сохранить как… Помечаете в нем поля (Вставка — Поле — например, Fill in), в которых пользователь будет менять текст. По нажатию на Вставка — Поле Вы увидите, что-то подобное.

После этого документ закрываете от изменений (выбираете Сервис — Защитить документ — Ограничения на редактирование — Ввод данных в поля форм), то есть у Вас получился шаблон заявления, в котором открыты лишь определенные поля, расположенные в определенном месте. Чем замечателен шаблон? Так это тем, что вставляемые поля не ограничены по размеру, и когда, Вы вставляете текст, то все нижележащее сдвигается вниз.

Далее набираем форму заявления. Я ее набрал, как описано выше и сохранил в файл. Вот ссылка на этот файл. При щелчке по слову ссылка, он откроется, если Вы перед этим нажмёте и будете удерживать клавишу b на клавиатуре. А если у Вас бумажный вариант книги. Тогда вот текст заявления:

Генеральному директору
ОАО «Учхоз Зерновое»
Абрамову В.Г.
Введите Вашу должность Введите свою фамилию и инициалы

Заявление

Прошу предоставить мне трудовой отпуск за Укажите год(а) за который предоставляется отпуск год с Укажите дату с которой Вы желаете пойти в отпуск.

Введите сегодняшнюю дату Подпись ___________________ Введите Вашу фамилию и инициалы
Зеленым (темным) цветом выделены поля для вставки.

Работа с шаблоном.
Полдела сделано. Теперь давайте поговорим, а как облегчить себе работу с этим шаблоном. Для начала, очень полезный прием. Вы ведь не всегда сохраняете все свои документы в папку Мои документы. Короче, мы ходим сделать так, чтобы при сохранении документа из Wordа, он предлагал нам его сохранить там, где нам хочется. Для этого жмем: Сервис — Параметры — Расположение — Изменить. Самая верхняя строка, Тип файлов: Документы. При нажатии на кнопку Изменить (если Вы еще ничего подобного ранее не делали), открывается папка Мои документы.

В Панели инструментов находим кнопочку Создать папку, жмем на нее. Открывается окно Создание папки, где в поле Имя пишем, например, Заявления, после чего нажимаем на кнопку ОК, три раза. Есть смысл далее создать в папке Заявления еще подпапки и назвать их, к примеру, На отпуск, На увольнение, На пособия, Прочие. И тогда у Вас будет возможность положить заявление от гражданина именно в ту папку, смысл которой заложен в ее названии.

Открытие шаблона. Можно, конечно, и по гиперссылке, как было показано ранее. Но, все-таки, интереснее по-другому. К примеру, через Проводник. Тогда, у нас, появляются дополнительные возможности. Я знаю, что этот шаблон лежит в папке Лабораторная работа №12. Поэтому я пишу: Лабораторная работа №12, и на эти слова назначаю гиперссылку на эту папку. Теперь зажимаем клавишу b , и не отпуская ее жмем левой кнопкой мыши на слова Лабораторная работа №12. Открывается окно Проводника именно в папке Лабораторная работа №12. В ней лежит единственный файл — шаблон: Заявление. Щелкаем по нему мышкой и этот шаблон открывается.

И происходит чудо, появилось окошко, в котором у нас спрашивают, чего мы желаем. И так по каждому текстовому полю. После того, как Вы ответили на все вопросы, то перед Вами стал уже не шаблон, а Документ 1 с текстом заявления на того человека, на которого Вы его заполнили. Далее, как всегда, жмем Сохранить как. Опять чудо. Открывается (для сохранения) именно окно Заявления. Вам остается в качестве имени файла написать что-то типа: на отпуск от Иванова, и нажать кнопку Сохранить.

Создание оглавления.
Для того чтобы можно было создать оглавление, Вы должны в своей работе использовать стили. Что это такое? В Worde стилем называется набор параметров форматирования, таких как шрифт, размер, отступы и другие, объединенные одним именем. Окошко стилей — первое во второй строке панели инструментов — Форматирование.

Короче, если нужно сделать оглавление, то оно должно состоять из названия глав (подглав и т.д.). Так? А компьютер не дурак, мы не устанем это повторять. Вы при написании текста сказали ему, что эти слова есть название темы, а это название подтемы, а вот отсюда и дальше пошел основной текст. Так вот этим и занимаются стили.

Выделите строку (слова), откройте окошко стилей и примените к выделенному фрагменту (куску текста) определенный стиль, например Заголовок 1, заголовок 2 или заголовок 3. Стили Вы постоянно создаете сами (сами не подозревая об этом), когда применяете то, или иное форматирование.

Определитесь, какие Вы желаете видеть заголовки, и с каким оформлением. Стилевое оформление документа позволяет быстро и однотипно менять оформление, что особенно удобно при большом размере документа. А теперь можно приступить и к созданию оглавления.

Гипертекст, создание ссылок в Worde.
Предполагается, что мы с Вами сейчас создадим «красивое» оглавление с гипертекстом. Второе огромное преимущество, быстрый переход к нужному месту. Третье преимущество, как бы Вы не двигали свой текст (не добавляли и не урезали бы его), все равно ссылки будут работать отменно.

Итак, пишем ручками оглавление, обидно, правда.
Следующий шаг. Выделяем название первой главы. Нажимаем на кнопочку Вставить гиперссылку. Появляется новое окно Добавление гиперссылки. В нем переключаемся на Связать с: Местом в документе. Что мы видим — те самые заголовки, которые Вы создали. В окне Выберите место в документе: укажите мышкой на название первой главы, а потом на ОК.

Выделенное название первой главы у Вас стало подчеркнутым и приняло синий цвет. Теперь это гиперссылка. Наведя на нее курсор мыши, и нажав при этом на кнопку b , Вы увидите, что указатель мыши изменил свой вид на ручку с вытянутым вперед указательным пальцем. В таком положении мыши щелкаем левой кнопкой мыши и … вот чудо, у Вас перед глазами то, что Вам хочется. А теперь Вы можете почувствовать себя программистом. Вы создали первую гиперссылку, ПОЗДРАВЛЯЮ!!!

Автор: Владимир Березуцкий
E-mail: bvi@mail.ru