Ознакомьтесь с содержанием всех вкладок и заполните свойства слайда. Внимательно прочтите вкладки Правка и Вид, Орфография и стиль, они весьма сильно влияют на внешний вид Вашего будущего творения. Это графический редактор предназначенный для работы с картинками, графикой, презентациями. Он имеет собственную встроенную справку, для ответа на свои вопросы Вам следует обратиться именно туда (если нет более короткого пути, в виде преподавателя).

Автор: Владимир Березуцкий
E-mail: bvi@mail.ru

Итак, Вам нужно создать новый слайд. Жмем Файл — Создать, и перед Вами появляется тоже окно, что и показанное выше только вместо полоски Приступая к работе (в правой части экрана) появится другая (Создание презентации).

Нажимаем на Новая презентация, и наблюдаем следующую полоску:
Здесь Вам предстоит выбрать будущее оформление слайда. В зависимости от задаваемых Вами параметров будет выбрано то или иное размещение блоков на листе Вашего творения. Впрочем, если Вы ошиблись, легко удалить не нужные блоки и прийти к пустому слайду, который мы и выбрали. А если надо, то нет проблем и добавить то, что хочется.

Автор: Владимир Березуцкий
E-mail: bvi@mail.ru

Предполагаем, что Вы обычный компьютерщик средней руки, не знаете программирования и не «ас» английского языка. Тогда путь освоения макросов один: жмете Сервис — Макрос — Начать запись. Выполняете последовательность действий, что- то там, на компьютере, а потом останавливаете макрос, либо специальной кнопочкой, либо тем же путем: Сервис — Макрос — Остановить макрос. Открыв вновь созданный макрос (удобнее всего сочетанием клавиш a + -). Вы анализируете, что у Вас получилось, и как он работает.

После анализа вносите коррективы, запускаете его вновь и видите результат его работы. Устраивает, все отлично. Не устраивает, опять меняете тело макроса, пока не получите то, что хочется.

Вот, к примеру, макрос, который в автоматическом режиме расставляет гиперссылки (присваивает чему-то там, определенную гиперссылку):

Sub гипертекст()
‘ гипер Макрос
‘ Макрос записан 29.01.2005 (Березуцкий В.И. bvi@mail.ru)
On Error Resume Next
Dim m As Integer
Dim n As Variant
n = 2
For m = 22 To 325
Cells(m, 1).Select
ActiveSheet.Hyperlinks.Add Anchor:=Selection, Address:=n & «.xls»
n = n + 1
Next m
End Sub

Разбирать его не хочется специалист поймет сам, кто не поймет, значит тому еще рано. С опытом разберетесь. А еще с помощью макросов можно назначить какое-либо действие на открытие (закрытие) файла. Пишется макрос и дается ему имя AutoOpen, вместо гипертекст. При открытии такого файла сработает то, что написано в теле макроса. Иногда бывает очень удобно для автоматизации делопроизводства, чтоб не задавать глупых вопросов.

Автор: Владимир Березуцкий
E-mail: bvi@mail.ru

Давайте мы рассмотрим случай автоматизации составления актов на списание денежных средств по ООО «Радуга». Идея хорошая, и здесь может быть все, что хотите. Итак.

Пишем файл (документ) в который заносим бумажный эквивалент того, что хотим автоматизировать. В данном случае Акт на списание. Мы это сделали и вот как он выглядит: А у кого бумажный вариант, то он вот какой:

Рассмотрим некоторые небольшие хитрости.
Во-первых, вся область акта, чтобы красивее она смотрелась на экране, залита белым цветом. Выделили всю область и нажали на кнопку Цвет заливки в панели инструментов Форматирование (сначала на черном треугольнике чуть правее этой кнопки и выбрали белый цвет).

Во-вторых, в файл вставлен макрос, который сам пишет буквами то число, которое стоит в определенной ячейке. Это для удобства бухгалтера. И без макроса можно самим написать прописью сумму списываемых средств.

В-третьих, обратите внимание на рисунок. Между строками 6 и 10; 12 и 20 есть скрытые спрятанные строки. На кухне работает три повара, и их фамилии и инициалы записаны в этих строчках, на втором участке записаны названия мероприятий, которые наиболее часто встречаются в жизни. Когда пользователь начнет писать то, что спрятано внизу, у него на экране выскочит уже готовый текст, с предложением его вставить в эту ячейку. Он нажимает e и далее писать не надо, все уже стоит так, как хочется.

В-четвертых, применено форматирование отдельных столбцов в денежном формате и как дата с определенным форматированием.

В-пятых, включена защита листа и определенных ячеек. Пользователь может заносить данные лишь туда, куда ему позволено, весь остальной текст закрыт от изменений.

Итак, размножаем пустой бланк акта, сохраняем этот файл с разными именами. Ставим номер акта 2 и сохраняем под именем 2. Ставим номер акта 3 и сохраняем под номером 3. Таким образом, делаем столько актов, сколько их Вам может потребоваться на год. Примерно. Размножили пустые бланки. Это полдела.

Теперь составляем файл реестра. Этот файл записываем в ту же папочку, где у нас лежат и файлы бланков.
Вот ссылка на него:

Реестр годовой, а у кого нет диска, вот фрагмент его внешнего вида:
Как он сделан? Хороший вопрос. Создаем новый документ. Вписываем текст нужного нам содержания. Особое внимание на таблицу внизу. В ней должны быть лишь те столбцы, данные которых Вы вытащите из актов. В данном случае нас интересовали вот эти:

Итак. Файл готов. Делаем автоматизацию. В ячейку А21 заносим 1, в А22 цифру 2. Выделили эти две ячейки. Раскопировали вниз на то количество, сколько актов Вы создали. Получили список порядковых номеров актов. Становимся в ячейку А21. Нажимаем на кнопку Вставить гиперссылку в панели инструментов Стандартная и в открывшемся окне находим и указываем путь на акт №1, после чего нажимаем Ок. Цифра один в ячейке А21 стала синей и подчеркнутой. Это гиперссылка.

Щелчок на ней левой клавишей мыши приводит к открытию файла Акт №1. Аналогично делаем гиперссылку на файл 2, для акта 2 и так до конца, сколько там у Вас актов. Поздравляю, это опять полдела. Нам нужно вытащить из этого акта в реестр шесть значений: Дату, Назначение, С представителем, Списать с Цаповой, Списать с Айнушева, ВСЕГО. Все нужные поля в акте имеют следующие адреса: В3, F12, A18, A20, D20, E19. Вы их нашли в акте? Далее, дело техники.

На компьютере запущена одна программа Microsoft Excel. Теперь давайте откроем 22 акт, для этого щелкнем по цифре 22 и этот акт откроется. У нас открыто два окна: 22 и акт годовой. Так? Отлично, если не так, делаем, чтобы было так, все лишнее закрываем. Становимся в ячейку В42 реестра и нажимаем клавишу равно (=) с клавиатуры. Переключаемся в другое окно (либо мышкой через панель задач, либо нажав не отпуская a и один раз на клавишу | с клавиатуры, бросаем a) и там мышкой щелкаем (указываем) в ячейку В3. Нажимаем e. Опять чудо?

В реестре появилась дата с акта (естественно, предварительно дата в акте должна стоять). Так? Отлично. В строке формул в реестре у Вас будет другая строка, поскольку, наверняка, путь к расположению файла будет другой. Мой путь виден на рисунке сверху. Далее идет повтор. В ячейке С42 реестра нажимаем =, щелкаем a + |, потом мышкой в ячейке F12, e . Если в акте была цифра, автоматически она будет перенесена в реестр. Именно это нам и надо. Заполняем всю 42 строку реестра. Отлично. Далее выделяем ячейки В42:G42. Как? А это уже проходили. (Стали в ячейку В42, нажали j и не отпуская Шифта стрелку вправо до ячейки G42).

Выделили, отлично. Разыскали внизу выделенной области маленький черный квадратик с правой стороны внизу, навели на него курсор мыши, вид указателя изменился со стрелки на тонкий черный крестик, нажали левую клавишу и не отпуская ее тянем мышь вниз. Раскопировали этот диапазон на то количество строк, сколько у Вас актов. Сначала вниз, а потом то же самое вверх Думаете все? Ошибаетесь. Посмотрите, во всех ячейках реестра у Вас стоит ссылка на один и тот же файл. Заполните акт и закройте его. Закройте реестр. Откройте реестр. Он весь заполнен данными из одного файла (22), так? А хотелось бы, чтобы из многих.

Для этого надо внести изменения в реестр. Нет ничего проще. Выделяем весь диапазон, где должны быть внесены изменения В21:G121 (к примеру, если у Вас 100 актов). Выделили? Отлично! Жмем Правка — Заменить. Появляется окно Найти и заменить. Курсор подмаргивает Вам в поле Найти:, приглашая Вас вписать в это поле значение, пишем цифру 22, потом нажимаем | , и в поле Заменить на: ставим цифру 1. Готово? Отлично.

Шесть раз нажимаем на кнопку Заменить, пока поле замены не перейдет на ячейку В22. Здесь поле Заменить на: исправляем с 1 на цифру 2 и еще 6 раз жмем Заменить. Когда замена дойдет до поля В23, исправляем 2 на 3 и еще 6 раз жмем Заменить и так до конца таблицы. Закрываем все. Открываем реестр. Щелкните по номеру 12 открывается файл — акт №12. Заполняем его. Закрываем акт и видим, что все, что Вы в него занесли у Вас уже лежит в реестре. Удалите из акт 12 все ненужные значения. Можно ускорить эту работу через использование макросов.

Автор: Владимир Березуцкий
E-mail: bvi@mail.ru

Давайте рассмотрим пример. Создаем новый документ Excel. В ячейку А1 заносим цифру 1. В ячейку А2 заносим цифру 2. Нажимаем e. Один раз нажимаем стрелку вверх с клавиатуры. Нажимаем и держим нажатой клавишу j и не отпуская ее еще раз стрелку вверх. Выделили две ячейки.

Ухватились мышкой (мелким черным крестом) за правый нижний угол и раскопировали ряд до А10. В ячейку В1 заносим цифру 12. В ячейку С1 пишем формулу. Ставим в нее знак = щелкаем мышкой в ячейку А1, потом ставим знак умножить (звездочка с клавиатуры в правом верхнем углу через одну клавишу правее от ]).

После этого щелкаем мышкой в ячейку В1 и нажимаем e . В ячейке С1 появилась цифра 12 — результат умножения единицы на 12. Становимся в ячейку С1, Цепляем мышкой за нижний правый угол (черным крестиком) и тянем вниз до ячейки С10. Протянули и бросили. Что видим? Сначала стоит 12, а потом нолики.

Правильно. А хотелось бы видеть результат умножения первого столбца на цифру 12. Пройдитесь по столбцу С и посмотрите что там стоит. Компьютер добросовестно перемножим каждую ячейку первого столбца на соответствующую ячейку второго. А надо было весь первый столбец перемножить лишь на одну ячейку В1 в столбце два.

Компьютеру мы ничего на эту тему не сказали, вот он и сделал так, как нас понял. Хотите по другому? Нет проблем. Становимся в ячейку С1. В строке формул (которая располагается под панелью инструментов форматирования чуть выше названия столбцов) мы видим содержимое формулы, то есть видим =А1*В1. Щелкаем мышкой в этой строке между В и единицей. Щелкнули?

Текстовой курсор заморгал между буквой и цифрой? Отлично. Теперь нажимаем на клавишу o на клавиатуре. Вот чудо, компьютер подрисовал знак доллара перед В и перед цифрой один. Готово. Жмем e. Стрелкой вверх с клавиатуры возвращаемся в ячейку С1, хватаем мышкой за нижний угол и опять раскопировали до С10. Вот теперь получилось то, что хотелось.

Пока столбец выделен, нажмите знак автосуммы, и в ячейке С11 увидим результат 660. У Вас тоже так получилось? Прекрасно! Так вот — знак доллара это признак абсолютной ссылки он привязывает вычисления к конкретной ячейке и не позволяет связям менять ее значение (уйти с нее).

Автор: Владимир Березуцкий
E-mail: bvi@mail.ru

1. Прежде всего, щелкните мышью на любой ячейке в пределах списка. В меню Данные выберите команду Фильтр — Автофильтр. После этого рядом с именами полей списка Excel выводит на экране небольшие кнопки с изображением стрелок. Если Вы щелкните мышью на одной из этих кнопок, Excel развернет список различных значений, встречающихся в данном поле (столбце) во всех записях этого столбца.

2. Для того чтобы ограничить набор отображаемых записей только теми, у которых данное поле имеет вполне определенное значение, разверните список автофильтра этого поля и выберите в нем искомое значение. Excel оставит на экране только те записи, которые удовлетворяют заданному критерию отбора. Кнопка со стрелкой в поле, использовавшемся для отбора, будет отличаться по цвету. Это позволит быстро определить, какое поле использовано для отбора записей. Слева в столбце с номерами строк Вы увидите номера отобранных записей.

3. Если Вы снова захотите увидеть на экране весь список, среди элементов списка Автофильтра в том поле, которое было использовано при отборе, выберите Всё. Среди записей, отобранных с помощью автофильтра одного из полей, можно выполнить новый отбор, пользуясь Автофильтром другого поля. Это уже будет поиск внутри списка, и цвет этой стрелки изменится тоже.

Автор: Владимир Березуцкий
E-mail: bvi@mail.ru

2. Щёлкните на командной кнопке Далее. Excel для Windows XP приступает к поиску записи данных на основе заданного критерия. При этом программа просматривает список от текущей позиции, двигаясь к его концу.

3. Если программа найдет запись данных, удовлетворяющую заданным критериям поиска, то ее содержимое будет отображено в диалоговом окне формы. В правом верхнем углу окна формы будет указан номер найденной записи и общее количество записей в списке.

4. Командная кнопка Далее позволяет продолжить поиск других записей, удовлетворяющих заданным критериям. Если Вы хотите выполнить поиск в списке не от начала к концу, а в обратном направлении, используйте командную кнопку Назад.

Автор: Владимир Березуцкий
E-mail: bvi@mail.ru

1.

2. Построение списка следует начать с проектирования его структуры. Список представляет собой совокупность записей (строк), каждая из которых состоит из одинаковой последовательности полей (ячеек). Для удобства обработки записей полям присваиваются имена. Если расположить записи в строках таблицы, то в одном столбце оказываются одноименные поля. В качестве первой строки такой таблицы обычно фигурирует строка с названиями полей — шапка таблицы.

3. Проектирование структуры обычно сводится к определению порядка в записи, присвоению им подходящих названий и вводу их в шапку таблицы. Например, для списка наименований товаров, хранящихся на складе названия отдельных полей могут быть такими «Код» «Наименование» «Цена» и «Количество». Позднее имена отдельных полей программа Excel будет использовать при поиске нужных записей и для управления списком.

4. Для списка лучше выделить отдельный лист рабочей книги. Если все-таки необходимо расположить его на одном листе с другими данными следует позаботиться о том, что бы он был отделен от них, по крайней мере одним пустым столбцом и одной пустой строкой. Выберите место для расположения строки заголовка списка и последовательно введите в него имена отдельных полей. При этом проследите, чтобы между отдельными именами не осталось пустых ячеек.

5. После заполнения строки заголовка именами полей можно считать подготовительные операции законченными. Пора приступать к заполнению списка записями данных. Воспользуйтесь для этого специальным инструментарием, предусмотренным в Excel.

Ввод данных в список.
1. Выделите любую ячейку в строке заголовка списка записей и в меню Данные выберите команду Форма. Excel предложит Вам подтвердить, что верхняя строка таблицы является строкой заголовка списка. В окне сообщения нажмите командную кнопку Оk.

2. В результате Excel откроет диалоговое окно формы, предназначенное для ввода очередной записи списка. Для ввода каждого элемента записи в этом окне предусмотрено отдельное поле. Внесите в эти поля значения, составляющие запись, и щелкните на командной кнопке Добавить. Запись появится в таблице в виде отдельной строки списка.

3. Можно приступать к вводу следующей записи данных. Завершив ввод всех записей списка, нажмите командную кнопку Закрыть.

4. Если позднее понадобится дополнить текущий список новыми данными, снова обратитесь в меню Данные к команде Форма. После щелчка на командной кнопке Добавить Excel очистит поля и поместит в правом верхнем углу окна формы надпись Новая запись. Вводите данные для новой записи.

5. Если в одной рабочей книге Вы хотите поместить более одного списка, то рекомендуется создавать каждый новый список на новом рабочем листе.

Автор: Владимир Березуцкий
E-mail: bvi@mail.ru

2. Затем необходимо вызвать Мастер функций, щелкнув мышью — Вставка — Функция…. На экране появится первое из серии диалоговых окон Мастера функций. В этом окне в списке Категория выберите элемент Статистические. В результате в поле Функция будет представлен список всех статистических функций встроенных в Excel.

3. Выберите в списке Функция элемент СРЗНАЧ — это обозначение функции, вычисляющей среднее значение ряда числовых данных. Нажмите на кнопку Далее, чтобы перейти ко второму шагу мастера функций.

4. В диалоговом окне второго шага мастера функций приведено краткое описание выбранной Вами функции и расположены поля ее аргументов. Значения в эти поля можно ввести путем выделения ячеек ряда данных с помощью мыши. Если Вы хотите вычислить среднее значение ряда данных расположенных в смежных ячейках, то достаточно выделить область этих ячеек, задав их в качестве первого аргумента. Если речь идет о несмежных ячейках, то можно вводить их в качестве отдельных аргументов. Эта функция допускает до 30 аргументов.

5. Для ввода аргументов можно также воспользоваться клавиатурой. При этом следует учитывать, что координаты области смежных ячеек состоят из координат первой и последней ячеек разделенных двоеточием в виде диапазона.

6. После щелчка на командной кнопке Готово диалоговое окно Мастера функций закрывается, в таблицу вставляется созданная формула для вычисления среднего значения, и в ячейке виден результат вычисления.

Комбинирование функций.
1. Будем считать, что речь идет об относительно простой формуле, в которой несколько функций связаны арифметическими операторами (Например, Вам необходимо вычислить сумму чисел одного столбца и вычесть из нее произведение чисел другого).

2. Если Вы хотите построить формулу, в которой используются несколько функций, то начните с выделения ячейки, в которой следует эту формулу разместить. Затем обратитесь к Мастеру функций, зайдя в меню Вставка и выбрав пункт Функция…. После чего вставьте формулу первую из функций с ее аргументами.

3. Далее следует щелкнуть мышью в строке формул. С клавиатуры введите в ней знак арифметической операции, который должен соединить функции. В рассматриваемом примере речь идет о знаке «-».

4. Затем следует включить в формулу вторую функцию (для нашего примера это функция вычисления произведения). Проще всего опять обратиться к услугам мастера. Таким образом, у Вас есть возможность включить в создаваемую формулу сколько угодно функций.

5. В более сложных формулах функция может выступить в качестве аргумента другой функции. Во время составления такой формулы при задании аргументов функции в диалоговом окне второго шага Мастера функций. Чаще пользуйтесь кнопкой — Справка по этой функции, которая поможет Вам понять, что к чему. Ну очень полезная вещь, рекомендуем. Никогда не стыдно поучиться у специалистов разработчиков программы.

Автор: Владимир Березуцкий
E-mail: bvi@mail.ru

1.

2. После того как необходимые исправления будут внесены, нажмите клавишу e, скорректированная формула сохранится в ячейке, на экране будет результат вычислений.

3. Формулу, как и любое содержимое ячейки (число, текст), можно скопировать и поместить копию в другую ячейку. Такая возможность очень полезна в ситуации, когда в нескольких ячейках должны быть расположены похожие формулы. Например, представьте себе, что несколько расположенных по соседству столбцов таблицы были заполнены числами, и в ячейку под первым столбцом была введена формула суммирования чисел первого столбца. Очевидно, что для суммирования чисел второго столбца нужна такая же формула (конечно, адресующаяся к «своим» ячейкам).

4. Если Вы скопируете содержимое ячейки с формулой суммы первого столбца с помощью клавиатурной комбинации b + C, a затем вставите копию в ячейку для суммы второго столбца с помощью b +V, то сообразительная программа Excel не только скопирует необходимую формулу, но и скорректирует в ней адреса так, что она будет суммировать второй столбец.

Редактирование формул с функциями.
1. Щелчком мыши выделите ячейку, где находится результат вычисления подлежащей изменению формулы. Затем щёлкните на стандартной панели на кнопке Мастера функций в результате чего откроется диалоговое окно Изменение функции.

2. В этом диалоговом окне отображаются, имя функции, краткое ее описание и требуемые аргументы. Оно не отличается от диалогового окна второго шага Мастера функций, предназначенной для указания аргументов данной функции. Вы можете внести изменения в поля аргументов. Для этого можно воспользоваться клавиатурой (предварительно щелкнув мышью для выбора в соответствующем поле). Но если речь идёт о задании в качестве аргумента координат некоторой ячейки, то проще воспользоваться мышью и щелкнуть на выступающей в качестве аргумента ячейке. Не забудьте перед этим очистить поле аргумента, воспользовавшись клавишами c или n. По окончании внесения изменений, щелкните на командной кнопке Готово.

3. Редактирование формулы с функцией в строке формул ничем не отличается от редактирования обычной формулы, включающей только арифметические операции. Выделив ячейку с подлежащей редактированию формулой, щелкните мышью в строке формул где-либо в пределах формулы. На экране в строке формул появятся кнопки управления и мерцающий курсор ввода. А еще можно отредактировать формулу нажав клавишу m с клавиатуры, если Вы ее поборник. С клавиатуры любые действия выполняются быстрее, и именно частота ее использования показывает уровень Вашего профессионализма.

4. В позиции курсора Вы можете ввести изменена с клавиатуры, добавить необходимые данные или же удалить лишние. Для указания в качестве аргументов координат ячеек можно воспользоваться мышью. Щелчок на любой ячейке таблицы приведет к тому, что в формулу будут вставлены ее координаты (в позицию, определяемую мерцающим курсором ввода). Завершить внесение изменений можно, нажав клавишу e, а отказаться от внесения изменений — нажав ^.

Автор: Владимир Березуцкий
E-mail: bvi@mail.ru